Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
HCGCoach GmbH (Node Fulfillment)
Gladbacher Str. 189
41747 Viersen
Deutschland
Telefon: 02162-9489977
E-Mail: philipp.schuh@node-fulfillment.de
Web: https://node-fulfillment.de
Vertreten durch den Geschäftsführer: Philipp Schuh
2. Datenschutzbeauftragter
Ein gesetzlich vorgeschriebener Datenschutzbeauftragter wurde nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen nach Art. 37 DSGVO i. V. m. § 38 BDSG derzeit nicht erfüllt sind.
Bei Fragen zum Datenschutz kann der Verantwortliche unter den in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten erreicht werden.
3. Begriffsbestimmungen
Diese Datenschutzerklärung verwendet die Begriffe der DSGVO, insbesondere Art. 4 DSGVO (z. B. „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“, „Auftragsverarbeiter“, „Empfänger“, „Dritter“, „Einwilligung“).
4. Allgemeines zur Datenverarbeitung
4.1 Umfang der Verarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, zur Bearbeitung von Anfragen, zur Vorbereitung und Durchführung von Vertragsverhältnissen oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.
4.2 Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Soweit wir personenbezogene Daten verarbeiten, erfolgt dies auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag / vorvertragliche Maßnahmen)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)
Berechtigte Interessen bestehen insbesondere in:
• Betrieb und Sicherheit der Website
• Kommunikation mit Geschäftspartnern
• Optimierung von Abläufen
• Vermeidung von Missbrauch und Betrug
Hinweis B2B: Unsere Leistungen richten sich ausschließlich an Unternehmer (B2B). Dennoch können personenbezogene Daten (z. B. Kontaktdaten, Endkunden-Adressen für den Versand) verarbeitet werden, sodass die DSGVO uneingeschränkt anwendbar ist.
4.3 Weitergabe an Dritte
Personenbezogene Daten werden nur an Dritte übermittelt, wenn:
• dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist (z. B. Versanddienstleister, IT-/Softwaredienstleister),
• eine gesetzliche Verpflichtung besteht,
• eine Einwilligung vorliegt,
• berechtigte Interessen überwiegen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO),
• wir als Auftragsverarbeiter für unsere Kunden tätig sind (Art. 28 DSGVO).
4.4 Drittlandübermittlung
Eine Übermittlung in Drittländer (z. B. USA) kann im Rahmen einzelner Tools (z. B. Google, Meta, LinkedIn, Microsoft Clarity) erfolgen. In diesen Fällen erfolgt eine Übermittlung nur auf Basis:
• Angemessenheitsbeschlusses (Art. 45 DSGVO) oder
• Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO)
und ggf. zusätzlicher Schutzmaßnahmen.
4.5 Speicherdauer / Löschung
Personenbezogene Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. HGB, AO) entgegenstehen.
4.6 Verpflichtung zur Bereitstellung
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist teilweise gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben (z. B. Rechnungsdaten) oder für die Durchführung eines Vertrages erforderlich. Ohne diese Daten kann ein Vertragsabschluss oder eine Leistungserbringung ggf. nicht erfolgen.
5. Bereitstellung der Website und Server-Logfiles
5.1 Beschreibung und Umfang der Verarbeitung
Beim Aufruf unserer Website erfasst unser Hosting-Provider Webgo GmbH automatisch Daten und speichert diese in sogenannten Server-Logfiles. Dabei können folgende Daten verarbeitet werden:
• IP-Adresse des Nutzers (gekürzt oder pseudonymisiert)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene URL / Datei
• HTTP-Statuscode
• übertragene Datenmenge
• Referrer-URL
• Browsertyp und -version
• Betriebssystem des Nutzers
5.2 Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)
Unser berechtigtes Interesse liegt in der technischen Bereitstellung der Website, der Systemsicherheit sowie der Missbrauchs- und Betrugsprävention.
5.3 Zweck der Verarbeitung
• Auslieferung der Website
• Sicherstellung der Funktionsfähigkeit
• Fehleranalyse
• Schutz vor Angriffen
5.4 Speicherdauer
Logfiles werden in der Regel nach 7 bis 14 Tagen automatisch gelöscht, sofern keine längere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist.
5.5 Empfänger / Auftragsverarbeitung
Die Daten werden von unserem Hosting-Dienstleister Webgo GmbH, Deutschland, verarbeitet. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gem. Art. 28 DSGVO.
5.6 Widerspruchsmöglichkeit
Die Erfassung der Logfiles ist für den Betrieb der Website zwingend erforderlich. Es besteht daher keine Widerspruchsmöglichkeit.
6. Cookies und Cookiebot
6.1 Cookies
Unsere Website verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die im Browser gespeichert werden und bestimmte Informationen enthalten können.
Wir unterscheiden zwischen:
• Technisch notwendigen Cookies (z. B. Session, Sprache, Sicherheit)
• Statistik-Cookies (z. B. Google Analytics)
• Marketing-/Tracking-Cookies (z. B. Google Ads, Facebook Pixel, LinkedIn Insight Tag)
• Funktionale Cookies (z. B. für künftige Portal-Logins)
6.2 Rechtsgrundlage
• Technisch notwendige Cookies: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
• Alle anderen Cookies: Nur mit Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
6.3 Cookiebot (Consent-Management)
Wir verwenden das Consent-Tool Cookiebot der Cybot A/S (Dänemark), um Einwilligungen für Cookies und Tracking-Dienste einzuholen und zu dokumentieren.
Cookiebot:
• erkennt alle Cookies und Skripte automatisch,
• blockiert nicht notwendige Cookies bis zur Zustimmung,
• dokumentiert Einwilligungen nach Art. 7 DSGVO,
• ermöglicht Widerruf über das Icon / den Link „Cookie-Einstellungen“ am Seitenende.
Mit Cookiebot wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen.
6.4 Widerruf der Einwilligung
Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über „Cookie-Einstellungen“ auf der Website widerrufen oder angepasst werden.
6.5 Weitere Informationen
Ausführliche Informationen zu den eingesetzten Cookies sind in der Cookie-Erklärung (automatisch von Cookiebot generiert) einsehbar.
7. Kontaktaufnahme (E-Mail / Telefon / Kontaktformular)
7.1 Beschreibung und Umfang der Verarbeitung
Bei einer Kontaktaufnahme mit uns (z. B. per E-Mail, Telefon oder über ein Kontaktformular auf der Website) werden die vom Nutzer übermittelten personenbezogenen Daten verarbeitet, insbesondere:
• Name
• Unternehmen
• Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)
• Inhalt der Anfrage
• ggf. technische Metadaten (Zeitpunkt, IP-Adresse bei Formularen)
7.2 Zweck der Verarbeitung
Die Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung der Anfrage, zur Kommunikation sowie ggf. zur Vertragsanbahnung verwendet.
7.3 Rechtsgrundlagen
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effektiver Kommunikation)
7.4 Speicherdauer
Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen oder eine weitere Speicherung zur Vertragsdurchführung erforderlich ist.
7.5 Pflicht zur Bereitstellung
Die Bereitstellung der Kontaktdaten ist erforderlich, um die Anfrage bearbeiten zu können. Ohne diese Daten ist eine Kommunikation nicht möglich.
8. Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Vertragserfüllung (Fulfillment)
8.1 Beschreibung und Umfang der Verarbeitung
Im Rahmen der Erbringung unserer Fulfillment-, Lager-, Versand- und Value Added Services verarbeiten wir personenbezogene Daten, die uns von unseren Kunden übermittelt werden. Hierzu gehören insbesondere:
• Namen und Adressen von Endkunden
• Liefer- und Rechnungsdaten
• Bestellinformationen
• ggf. E-Mail-Adressen / Telefonnummern für Versandbenachrichtigungen
• Produktdaten, Chargen/MHD (bei Lebensmitteln)
• Status- und Trackinginformationen
8.2 Zweck der Verarbeitung
Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Fulfillment-Vertrages mit unseren Kunden, insbesondere zur:
• Wareneingangs- und Lagerverwaltung
• Kommissionierung und Verpackung
• Versand an Endkunden oder Handel
• Retourenabwicklung
• Bestandsverwaltung
• Kommunikation bei Problemfällen
8.3 Rechtsgrundlagen
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrages mit dem Kunden)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Kunden und uns an effizienter Logistik)
• Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung – siehe Abschnitt 9)
8.4 Empfänger der Daten
• Versanddienstleister (z. B. DHL, Speditionen)
• Lager- und Logistiksysteme
• IT-/Softwaredienstleister (z. B. Schnittstellenanbieter, ERP-Systeme, FFN Connect)
• ggf. Zoll- und Behördenstellen bei Auslandsversand
8.5 Keine eigene Nutzung durch uns
Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich zur Erfüllung der vertraglichen Aufgaben und nutzen diese nicht für eigene Zwecke (z. B. Werbung).
8.6 Speicherdauer
Die Daten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses sowie gemäß gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (z. B. 6 Jahre nach HGB, 10 Jahre nach AO) gespeichert.
9. Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO
9.1
Soweit wir für unsere Kunden personenbezogene Daten (insbesondere von deren Endkunden) verarbeiten, handeln wir als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 4 Nr. 8 und Art. 28 DSGVO.
9.2
Vor Beginn der Verarbeitung wird mit dem Kunden ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abgeschlossen, der u. a. Folgendes regelt:
• Gegenstand und Dauer der Verarbeitung
• Art und Zweck der Verarbeitung
• Kategorien betroffener Personen und Daten
• Pflichten und Rechte des Verantwortlichen
• Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)
• Regelung zu Unterauftragsverarbeitern
9.3 Unterauftragsverarbeiter
Zur Erfüllung unserer Leistungen setzen wir ggf. folgende Unterauftragsverarbeiter ein:
• Hosting-/Serverdienstleister (Webgo)
• Versand- und Speditionsunternehmen
• FFN Connect / JTL-Fulfillment Network
• IT- und Softwareanbieter (z. B. ERP, Shop-Schnittstellen)
• ggf. externe Dienstleister im Rahmen von Projekten / Promotion / Co-Packing
Der Kunde wird über den Einsatz von Unterauftragsverarbeitern informiert. Diese werden vertraglich nach Art. 28 DSGVO verpflichtet.
9.4
Personenbezogene Daten werden ausschließlich nach Weisung des Kunden verarbeitet. Eine Weitergabe an Dritte oder Nutzung für eigene Zwecke erfolgt nicht.
10. Versanddienstleister / Speditionen
10.1
Zum Versand von Waren werden Versanddienstleister und Speditionen eingesetzt (z. B. DHL Warenpost, DHL Paket, Speditionsunternehmen).
10.2 Verarbeitete Daten
Für die Durchführung des Versands werden personenbezogene Daten an den Versanddienstleister übermittelt, insbesondere:
• Empfängername
• Lieferadresse
• ggf. E-Mail-Adresse / Telefonnummer (für Versandbenachrichtigungen / Tracking)
• Paketinhalt (z. B. Zoll)
• Sendungsnummern
10.3 Rechtsgrundlagen
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Logistik und Kundenkommunikation)
10.4
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Versanddienstleister ist in der Regel nicht erforderlich, da dieser als eigenständiger Verantwortlicher handelt (§ 5 PostG).
Bei Speditionen oder individuellen Logistikpartnern kann ein AVV abgeschlossen werden, sofern diese personenbezogene Daten ausschließlich nach Weisung verarbeiten.
11. Hosting und IT-Infrastruktur
11.1 Hosting-Anbieter
Die Website wird bei Webgo GmbH, Deutschland, gehostet. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich auf Servern in Deutschland.
11.2 Auftragsverarbeitung
Mit Webgo besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
11.3 Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)
Webgo setzt umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen ein (z. B. Firewall, SSL-Verschlüsselung, Backups, physische Sicherheit).
11.4 E-Mail-Hosting
E-Mails werden ebenfalls über Server von Webgo oder einem anderen in der EU ansässigen E-Mail-Dienstleister verarbeitet. Ein AV-Vertrag besteht.
12. Sicherheit der Verarbeitung (Art. 32 DSGVO)
12.1
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs), um personenbezogene Daten vor Verlust, Zerstörung, unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Weitergabe zu schützen.
12.2 Zu den Maßnahmen gehören insbesondere:
• SSL-/TLS-Verschlüsselung der Website
• Zugriffsbeschränkungen / Rollen- und Berechtigungssysteme
• Passwortrichtlinien
• Firewalls / Virenschutz / Monitoring
• Physische Zugangskontrolle zu Lager- und Serverstandorten
• Schulung der Mitarbeiter
• Abschluss von AV-Verträgen mit Dienstleistern
• Datensicherungen / Backups
• Protokollierung und Kontrolle von Verarbeitungsvorgängen
12.3
Die Maßnahmen werden regelmäßig überprüft und bei Bedarf an den Stand der Technik angepasst.
13. Kundenportal / FFN Connect (zukünftige Nutzung)
13.1
Aktuell wird auf dieser Website kein Login- oder Kundenportal bereitgestellt. Zukünftig kann ein externer Portalzugang über FFN Connect (JTL-Fulfillment Network) bereitgestellt werden.
13.2
Bei Nutzung des Portals werden personenbezogene Daten verarbeitet, insbesondere:
• Unternehmensdaten
• Benutzername / E-Mail-Adresse
• Passwort (verschlüsselt)
• Bestellungen / Artikel / Lagerbestände
• Versandinformationen
• Tracking- und Statusdaten
13.3
Der genutzte Dienst „FFN Connect“ wird von einem externen Anbieter betrieben. Der Datenaustausch erfolgt über Schnittstellen mit JTL-FFN und Shopsystemen/ERP-Systemen (z. B. Shopify, WooCommerce, Amazon, Billbee, weclapp, Xentral).
13.4
Rechtsgrundlage:
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Abwicklung)
• Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung durch FFN Connect)
13.5
Vor Nutzung des Portals werden Benutzer aufgefordert, die AGB und den Auftragsverarbeitungsvertrag von FFN Connect zu akzeptieren. Der Dienstleister stellt sicher, dass alle datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt sind (z. B. AV-Vertrag, TOMs, Zugriffsbeschränkungen).
14. Analyse-, Tracking- und Marketing-Tools
Der Einsatz dieser Tools erfolgt ausschließlich nach Einwilligung über Cookiebot (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ohne Einwilligung werden keine nicht notwendigen Cookies / Skripte geladen.
14.1 Google Tag Manager
Verwaltung und Steuerung von Skripten.
Keine eigenständige Datenverarbeitung, dient nur der Implementierung.
14.2 Google Analytics
Dienst von Google Ireland Limited (Tochter der Google LLC, USA).
Zweck: Analyse des Nutzungsverhaltens, Optimierung der Website.
Erfasste Daten u. a.:
• IP-Adresse (gekürzt)
• Nutzungsverhalten
• Browser / Gerät
• Verweildauer
• Referrer
IP-Anonymisierung aktiviert.
Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Drittlandtransfer: USA → Standardvertragsklauseln.
Widerruf jederzeit über Cookiebot oder Browser-Add-on.
14.3 Google Ads (Conversion Tracking & Remarketing)
Zweck: Erfolgsmessung von Anzeigen & zielgerichtete Werbung.
Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Drittlandtransfer: USA → SCC.
Nutzer können personalisierte Werbung in Google-Kontoeinstellungen deaktivieren.
14.4 Microsoft Clarity (geplant)
Dienst von Microsoft Corporation, USA.
Zweck: Heatmaps, Session Recording, UI-Analyse.
Erfasst u. a.: Mausbewegungen, Klicks, Scrollverhalten, teilweise anonymisierte IP.
Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Drittlandtransfer: USA → SCC.
14.5 Facebook Pixel (Meta Pixel) – geplant
Meta Platforms Ireland Ltd. / Meta Platforms Inc. (USA).
Zweck: Conversion Tracking, Remarketing, zielgerichtete Werbung.
Gemeinsame Verantwortung nach Art. 26 DSGVO (Meta Joint Controller Addendum).
Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Drittlandtransfer: USA → SCC.
Opt-Out jederzeit über Cookiebot.
14.6 LinkedIn Insight Tag – geplant
LinkedIn Ireland / LinkedIn Corporation (USA).
Zweck: Conversion Tracking, Retargeting, Kampagnenanalyse.
Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Drittlandtransfer: USA → SCC.
Nutzer können in LinkedIn-Account personalisierte Werbung deaktivieren.
Wichtig:
Alle Tracking-/Marketing-Tools werden standardmäßig blockiert, bis Cookiebot-Einwilligung erfolgt.
15. Rechte der betroffenen Personen
Betroffene Personen haben nach der DSGVO folgende Rechte:
• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Anfragen können an den unter Ziffer 1 genannten Verantwortlichen gerichtet werden.
Wir beantworten Anfragen innerhalb der gesetzlichen Fristen (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).
16. Beschwerderecht bei Aufsichtsbehörde
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzbestimmungen von Zeit zu Zeit zu ändern oder zu prüfen. Sie finden das Datum der aktuellen Version unter „Zuletzt geändert am“. Ihre fortgesetzte Nutzung der Plattform nach der Bekanntmachung solcher Änderungen auf unserer Webseite stellt Ihre Zustimmung zu solchen Änderungen an den Datenschutzbestimmungen dar und gilt als Ihr Einverständnis der Bindung an die geänderten Bestimmungen.
17. Speicherdauer und Löschung von Daten
Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald:
• der Zweck entfällt,
• keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen (z. B. 6 Jahre HGB / 10 Jahre AO),
• kein berechtigtes Interesse an weiterer Speicherung besteht.
Logfiles: 7–14 Tage
Kontaktanfragen: nach abschließender Bearbeitung
Versand-/Fulfillment-Daten: gemäß HGB/AO
Tracking-Daten: gemäß Tool-Anbieter und Einwilligung
18. Drittlandübermittlung
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer (z. B. USA) erfolgt nur:
• nach ausdrücklicher Einwilligung, oder
• zur Vertragserfüllung mit technischen Dienstleistern, oder
• auf Basis von Art. 46 DSGVO (Standardvertragsklauseln), oder
• bei Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO.
Bei Google, Microsoft, Meta, LinkedIn:
→ Einsatz von Standardvertragsklauseln + zusätzlichen Schutzmaßnahmen.
19. Keine automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO und kein Profiling mit Rechtswirkung statt.
Eine Analyse oder Segmentierung (z. B. durch Marketing-Tools) erfolgt nur zu statistischen Zwecken und ausschließlich nach Einwilligung.
20. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, insbesondere bei:
• Änderungen unserer Leistungen (z. B. Einführung Kundenportal),
• Einsatz neuer Tools / Dienstleister,
• rechtlichen Änderungen.
Es gilt stets die jeweils auf dieser Website veröffentlichte aktuelle Version.
Stand: [wird bei Veröffentlichung angepasst]
So erreichen Sie uns
Wenden Sie sich bei allgemeinen Fragen zur Webseite, zu den von uns über Sie erfassten Daten oder der Verwendung dieser Daten unter philipp.schuh@node-fulfillment.de an uns.
HCGCoach GmbH (Node Fulfillment)
Gladbacher Str. 189
41747 Viersen
Deutschland
Telefon: 02162-9489977
E-Mail: philipp.schuh@node-fulfillment.de
Web: https://node-fulfillment.de
Vertreten durch den Geschäftsführer: Philipp Schuh
Zuletzt geändert am 16.10.2025